「あのファイル、どこに保存したっけ？」
Googleドライブを導入した企業の中には、社内でファイルが見つからず業務が滞る、という悩みを抱えるところも少なくありません。
便利なクラウドツールも、運用ルールが整っていなければ逆に非効率になります。
この記事では、中小企業でもすぐ実践できるGoogleドライブの整理術と、誰でも“探せる”状態をつくるコツをご紹介します。
ファイルが見つからない…それは業務ロスのはじまり
1人が1日にファイル探しに使う時間は平均20分とも言われています。
この時間が社員全体に広がれば、大きな生産性の損失になります。
しかも、見つからない→何度も同じ資料を作る→無駄な工数が増える、という悪循環も発生しかねません。
Googleドライブでよくある混乱
中小企業でのGoogleドライブ活用には、以下のような課題が多く見られます。
- ファイルが個人のマイドライブに分散している
- フォルダ名やファイル名にルールがない
- 共有設定がバラバラで、見えない人・見える人が混在
- 似たようなファイルが乱立し、どれが最新かわからない
これらを解決するためには、社内で共有された「整理のルール」が必要です。
社内ファイル整理の基本3原則
Googleドライブの整理でまず押さえたいのが、次の3つの原則です。
- マイドライブではなく「共有ドライブ」を使う
- フォルダ構成を部署や目的で統一する
- ファイル名に日付・種類・バージョンを入れる
この3点だけでも「探せない問題」は大幅に改善します。
すぐ使える！Googleドライブ整理テクニック5選
具体的な整理方法をいくつか紹介します。
1. フォルダ名に番号を振る
例：「01_総務」「02_営業」など、並び順を固定して探しやすくします。
2. ファイル名の先頭に日付を入れる
例：「2024-07-01_月次報告書.xlsx」など。自動で時系列に並ぶようになります。
3. 最新ファイルには「_最新版」と明記
過去データが多い部署では、これだけで混乱が減ります。
4. 「アーカイブ」フォルダを作り、古いファイルを移動
現役で使うファイルだけを残し、検索効率を高めます。
5. Slackやチャットで「このファイルはこちらです」と都度共有
見つけにくい資料はリンク付きで周知することで、再検索の手間を防げます。
情報共有ルールのつくり方
整理術を実践するだけでは不十分です。社内全体で共通認識を持つための運用ルールが必要です。
- ファイル名・フォルダ名の命名規則を1枚にまとめる
- 月に1度、共有ドライブ内を整理する「整理タイム」を設ける
- 新入社員向けの簡易マニュアルを用意する
こうしたルールを少しずつ積み上げることで、誰でも迷わず探せる環境ができあがります。
ルール作りが難しい場合は、外部サポートの活用を
中小企業では、ドライブの整理ルールや情報管理体制を整える時間が取れないケースも少なくありません。
株式会社テクノリレーションズでは、Google Workspaceの導入支援から情報共有ルールの設計、操作マニュアルの作成、社員向け研修まで一貫してサポート可能です。
「社内でITの管理が手に負えない」と感じたら、お気軽にご相談ください。
まとめ｜“探せるドライブ”は、全社の生産性を底上げする
Googleドライブは、便利な反面、運用次第で混乱のもとにもなります。
まずは「整理」「共有」「命名ルール」の3点から、小さく見直してみることが重要です。
ファイルがスムーズに見つかるだけで、業務のスピードも、社員のストレスも大きく変わります。
株式会社テクノリレーションズでは、中小企業に合った現実的な整理・共有体制の構築を支援しています。ご興味のある方は、お気軽にご相談ください。