パソコン机まわりから始める！デジタイゼーション・デジタライゼーション・DXの違いと中小企業の実践ガイド

「うちみたいな小さい会社にはDXなんて関係ない」と思い込んでいませんか？

実際には、 DXは大企業だけのものではなく、“毎日の仕事の進め方”を少し変えるだけでも、十分な第一歩になります。

その入口が、じつは「机まわりの見直し」なんです。

用語を整理！デジタイゼーション・デジタライゼーション・DXの違いをやさしく解説

デジタイゼーション（Digitization）＝アナログをデジタルに“変える”こと

たとえば、「紙の書類をPDFにしてパソコンで保存」「手書きのメモをスマホで写真に撮る」。これがデジタイゼーションです。

• 紙の請求書をスキャンしてパソコンに保存
• ホワイトボードの内容をスマホで撮影

“もの”をデジタルに置き換えただけ。仕事の流れや、やり方自体は変わりません。

デジタライゼーション（Digitalization）＝業務のやり方を“デジタル化”すること

「紙で回していた稟議書をWeb申請に」「社内の伝言をチャットで」など、 “業務プロセスそのものをデジタルに切り替える”のがデジタライゼーション。

• 出勤簿や勤怠表をExcelやクラウドアプリで管理
• 会議の議事録をチャットで共有し、検索・振り返りをデジタルで可能に

これで 「人に頼らず、仕組みとして仕事が回る」状態に近づきます。

デジタルトランスフォーメーション（DX）＝会社や働き方そのものを変えること

「紙を減らした」「Webでやりとりする」だけで終わらず、 デジタルの力で“会社全体の仕事やサービスの価値が根本から変わる”のがDXです。

• ペーパーレスでリモートワークができるようになった
• 社内のどこにいても、誰でも同じ情報をリアルタイムで見て、共同作業できる
• 「あの人しかできない」属人業務が消え、チームで成果を出せる会社に
• お客様へのサービスも、紙や電話に頼らず、いつでもどこでもオンライン対応できるようになる

“会社の在り方そのものが変わる”イメージです。

机まわり改革で会社が変わる！｜3ステップでDXを体験

ステップ1：まずは「机の上の紙や情報」をデジタイゼーション

山積みの紙資料・手書きメモ・名刺・付箋…。まずは「これ全部スキャン・写真でデジタル化」しましょう。

• 無料スマホアプリやコンビニのコピー機でスキャンOK
• デジタル化したデータは“整理フォルダ”や“共有ドライブ”へ

これで「探し物」「書類の紛失」から解放されます。

ステップ2：デジタライゼーションで“仕事のやり方”を変える

次に「紙や個人メモ」ではなく、「みんなで使える仕組み」に乗せます。

• タスク管理アプリや共有カレンダーで、進捗やToDoを全員で見える化
• 社内連絡や申請書もメールやチャット、クラウドアプリに一本化
• 「この人しか分からない」仕事を「チームで分かる」に変える

ここまでくれば、 「○○さんがいないと分からない…」がゼロに近づきます。

ステップ3：DXで“働き方と会社の文化”が変わる

最後は「場所・時間・人に縛られない働き方」や「会社の文化自体」を変えていきます。

• 出社・在宅を選ばず、どこでも仕事が進む
• 誰でも最新情報にアクセスでき、急な引き継ぎ・人事異動もスムーズ
• お客様への提案や対応も、スピードと質がアップ
• “紙がある前提”の会議や承認フローがなくなり、無駄が減る

会社全体が「自分で動く・考える」集団に進化します。

実際の現場でよくある課題｜机まわりが「DX化」できていない会社のリアル

• 重要な資料が机や棚に山積み、誰も全体像が分からない
• 社員がそれぞれ自分ルールで管理し、共有や引き継ぎができない
• パスワードやIDが紙・付箋で放置され、セキュリティもガバガバ
• USBメモリ・外付けHDDの管理がずさんで、情報漏えいリスクが高い
• 「片付け＝自己責任」になっており、会社全体のルールや意識が育たない

これでは、 せっかくデジタルツールを導入しても「使いこなせずムダになる」のです。

机まわりDXの成功事例｜小さな一歩が会社を変える

【例1】書類をクラウドで一元管理し、在宅ワークもOKに

ある士業事務所では、 紙資料→PDF化→Googleドライブ共有を徹底。 「出張や在宅でも資料にすぐアクセス」「どの案件がどこまで進んでいるか一目で分かる」環境に。 結果、急な担当者交代や不在時でも、お客様への対応が止まらず、 “働き方が根本から変わった”と好評です。

【例2】タスク・進捗・申請を全員で“見える化”

事務スタッフが手書きで管理していた「やることリスト」をアプリに移行。 「誰が何をしているか」「どこで止まっているか」を全員が把握でき、 ミスや抜け漏れが激減。 管理者の負担も減り、「人が変わっても仕事が続く」体制ができた。

【例3】片付けルールから“会社文化”に昇華

「来客前に机をリセット」「週1回の写真チェック」など、単なる“片付け”を全社員で共有。 社内ルール化→自然と整理・デジタル化が定着し、 「情報をみんなで資産にする」会社文化が生まれた。

中小企業でもすぐできる！机まわりDX 実践ポイント10

1. 書類やメモはスキャン→クラウド保管、紙は廃棄
2. パスワード・IDは紙や付箋で管理せず、デジタル管理へ
3. USBやHDDは原則「社外持ち出し禁止」、情報はクラウドに
4. ToDoや進捗はタスク管理アプリで全員“見える化”
5. 机の私物・会社物は明確に分け、ルールを決める
6. 定期的な机の写真・整理日を設け、全員で意識共有
7. 会社全体のルールとして整理・デジタル化を位置付ける
8. 「誰がやっても同じ成果が出る」仕組み作りを目指す
9. クラウドやITツール導入は「全員が使いこなす」までサポート
10. 困った時は外部のITサポートや専門家に相談

セキュリティと効率、コスト削減も一気に実現

机まわりをDX化することで、 業務効率・コストダウン・情報セキュリティ向上の“全部取り”が可能に。

• 探し物や手戻りがなくなり、無駄な残業ゼロに
• 紙・備品・機器コストが削減
• 紙・USBの紛失や情報漏えいリスクが激減
• 属人化が消え、「誰でも・どこからでも」仕事が進む

まとめ｜デスク改革は“DX”のスタート地点。まずは小さく始めよう

「DXって難しそう」「うちには関係ない」と感じている経営者こそ、 まずは身近な机まわりから“デジタイゼーション・デジタライゼーション・DX”の流れを体感してください。

この一歩が、 会社の業務や働き方を大きく変える“本当のDX”への第一歩になります。

株式会社テクノリレーションズでは、 中小企業の“机まわりDX”やIT導入を、現場目線で徹底サポート。 「どこから始めれば？」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。