「子どもが急に熱を出して…」「最近、親の介護が必要になってきて…」そんな事情を抱えながら働く社員は、決して珍しくありません。でも、会社側も「どんなIT環境を整えればみんなが安心して働けるのか」「ITを使うのが苦手な社員もいるけど大丈夫？」と不安を感じていませんか？
この記事では、育児や介護と仕事を両立したい社員が無理なく働ける“やさしいIT環境”の作り方を、中小企業でもすぐ始められる実践的な視点でご案内します。
“やさしいIT環境”って何？｜働く社員の本音から考える
「テレワーク導入はしたけれど…」「社内のITツールが増えて分からない…」。 経営者の方からも「うちの社員はITが苦手」「自宅で仕事をしたくてもやり方がわからない」といった声をよくお聞きします。大切なのは“誰も取り残さない”環境づくりです。
たとえば、下記のような悩みはありませんか？
- パソコンやネット環境が整っていない社員がいる
- 「会社のシステムを家で使っていいの？」と不安になる
- オンライン会議が苦手で参加できない
- 資料や社内情報のやりとりに困る
- 家庭の事情で、急に中抜け・時短が必要になる
これらはすべて「会社のIT環境の整え方」で解決できるケースが多いのです。
“やさしいIT環境”をつくるための具体的ステップ
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業務ツール・情報への“どこでも安全アクセス”を整える
自宅や出先でも会社と同じように作業できる環境を整えることが大切です。たとえばGoogle WorkspaceやMicrosoft 365のような「クラウド型ツール」を使えば、インターネットがつながる場所ならどこでも、資料やメール、スケジュールを安全に確認できます。
注意点として、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ設定も忘れずに。2段階認証や、ファイルの閲覧制限など“簡単だけど安全”な対策を最初に整えることがポイントです。
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ITが苦手な社員でも使える「わかりやすい」マニュアルを用意する
ITツールの操作に慣れていない社員がいる場合、操作マニュアルはできるだけ「短い動画（スマホで再生OK）」や「図解入りの資料」にしましょう。動画なら“何度でも見返せる”ので、質問のたびに誰かが付きっきりで教える必要がありません。
補足Googleスライドやパワーポイントで作った資料を動画化し、共有フォルダに保存しておくと“誰でも、いつでも”アクセスできます。
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「困ったときにすぐ相談できる」社内サポーターや外部サポート体制をつくる
どんなに分かりやすいツールやマニュアルがあっても「質問しづらい」「誰に聞けばいいか分からない」と、社員はつまずきやすいもの。ITに詳しい人を“社内サポーター”として育てたり、外部のITサポートと連携しておくことで、誰もが安心して相談できます。
会社の規模や予算に応じて、オンライン相談窓口を設けるのも効果的です。
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「柔軟な働き方」ができるようルールとツールを整える
育児・介護をしながら働く人の多くが「急に抜ける必要がある」「フルタイムで働けない」といった事情を抱えています。勤怠管理もクラウド化すれば、外出先や自宅から打刻でき、柔軟なシフト調整も簡単にできます。
また、社内チャットツールやスケジュール共有アプリを活用し、連絡がスムーズに行える仕組みを導入するのもおすすめです。
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「会社に行かないとできない仕事」をできるだけ減らす
「ハンコを押すためだけに出社」「書類の受け渡しで出勤」などの無駄を減らしましょう。電子契約やオンライン会議を導入すれば、物理的な出社がどうしても必要…という場面が減り、家庭の都合に合わせた働き方が可能になります。
紙書類の電子化や、FAX→メールへの切り替えなど“今すぐできるペーパーレス化”も大きな助けになります。
【実例】“やさしいIT環境”で実現した社員の声
・小さなお子さんがいる社員：「子どもの急な発熱でも、自宅から安全に仕事ができて助かった」
・介護中の社員：「週2日は在宅勤務OKに。移動時間を減らせて家族と過ごす時間が増えた」
・ITに苦手意識がある社員：「最初は不安だったが、何度も見られる動画マニュアルと、すぐに相談できる社内サポーターのおかげで使い方に慣れた」
このように、ちょっとした環境の工夫やサポート体制で、社員の「働きたい」をしっかり後押しできます。
「コストも手間もかけられない…」中小企業ならではの工夫ポイント
「うちの規模や予算では無理かも」と思われるかもしれませんが、低コストで始められるツールや、“すぐに実践できる設定”もたくさんあります。最初からすべてを導入する必要はありません。
- まずは「ペーパーレス化」や「スケジュール共有」など、できる範囲からスタート
- 手順やルールは、シンプル＆具体的に伝える
- トラブル時の相談窓口だけでも外部に用意しておく
自社にぴったりのやり方を、ぜひ少しずつ試してみてください。
まとめ｜“やさしいIT環境”が会社と社員の未来を支える
社員が「育児・介護と両立しながらも、安心して自分らしく働ける」会社は、これからますます求められます。「ITは苦手だから…」「うちは小さい会社だから…」と諦める必要はありません。
誰もが自分らしく働ける職場づくりは、ITのちょっとした工夫と「やさしい配慮」から始められます。現場の困りごとに寄り添い、社員の声を取り入れながら、一歩ずつ“やさしいIT環境”をつくっていきましょう。
株式会社テクノリレーションズでは、中小企業に特化したITツール導入・サポート・マニュアル作成までワンストップでご相談いただけます。「ITが苦手な社員が多い…」「育児・介護と両立できる職場を作りたい」など、どんなことでもお気軽にご相談ください。
