「気づいたらIT経費が増えている」「昔の契約をそのまま放置しているかも…」。そんな不安をお持ちではありませんか？
中小企業では、ITコストの見直しは後回しにされがちですが、実は情報漏洩やトラブルの原因にも直結します。
この記事では、知らず知らずのうちに積み重なるムダなITコストを、今日からすぐに見直せる『デジタル棚卸し』の方法を、ITに不慣れな経営者でも実践できる手順でわかりやすくご紹介します。
中小企業でありがちなITコストのムダ事例
中小企業では日々の業務が優先され、ITに関する経費の見直しはどうしても後回しになりがちです。しかし、気づかないうちに「誰も使っていないサービスの契約がそのまま」「古い機器の保守費用がかかっている」など、ムダな出費が積み重なっていることは珍しくありません。
- 使っていないクラウドサービスの契約がそのまま引き落とし
- 古い機器やソフトのリース契約延長
- 見直ししていない携帯プラン・Wi-Fi契約
- 用途不明のサブスクリプション契約
- 退職者アカウントがそのまま放置
ITコストは「見えづらい経費」であり、気づいたときには年間数十万円単位のムダになっているケースもあります。
なぜ中小企業ではITコストのムダが放置されるのか？
「何を整理すればいいかわからない」「どこから手をつけていいのかわからない」。これは中小企業経営者のよくある声です。実際、忙しい日々の中でIT契約の棚卸しはどうしても優先順位が下がってしまいます。
最大の原因は、IT資産や契約情報が「社内で一覧化されていない」ことです。
在庫や備品はリストがあります。しかしITだけは「誰が何を契約しているのか」「どの機器がどこにあるのか」が曖昧になりやすいのです。これでは知らず知らずのうちにムダが増えてしまいます。さらに、担当者が退職してしまうと、その情報自体がブラックボックス化することも多々あります。
すぐできる！中小企業のためのデジタル棚卸し3ステップ
ステップ1｜まずは書き出す
棚卸しはまず「全部出す」ことから始めます。PC、プリンター、サーバー、クラウドサービス、アプリ、Wi-Fi、携帯電話など、すべてを紙でもExcelでもよいので一覧化しましょう。完璧に整理できなくてもOK。まずは「見える」状態を作ることが第一歩です。
ステップ2｜契約先・料金・担当を明確にする
一覧に「契約先」「月額」「管理者」「用途」を付け足します。ここで「用途不明」「担当者不明」が出たら、それは要注意。放置すればトラブルの原因にもなります。
ステップ3｜使わないものは即解約・プラン見直し
不要な契約や機器は、契約更新月を確認し、速やかに解約やプラン変更をしましょう。ベンダーへの相談も併せて進めるとより効果的です。
中小企業でも簡単に使える！IT棚卸しツール3選
- Googleスプレッドシート：共有性が高く、簡単にまとめるならこれ一択。
- AppSheet：ノーコードで棚卸しアプリを自作可能。画像管理やスマホ対応で現場管理もラクに。
- 経費精算アプリ（Money Forwardなど）：毎月のIT経費を可視化し、ムダ経費発見に役立ちます。
まとめ｜ITコストの見直しは経営力を高める第一歩
ITコストの見直しは単なる節約ではなく、経営の「見える化」と「判断力強化」につながります。
棚卸しを通じて「何にいくら払っているのか」を見える化することで、経営判断のスピードも上がります。また、セキュリティ事故やトラブル防止にもつながるため、会社全体のリスク管理強化にも役立ちます。
株式会社テクノリレーションズでは、中小企業のデジタル棚卸しからITコスト最適化まで、経営者に寄り添ったサポートを行っています。「何がムダなのかわからない」「整理の仕方がわからない」という方も、まずはご相談ください。