「ChatGPTは便利そうだけど、うちの会社で使えるの？」最近、中小企業の経営者からこうしたご相談が増えています。特に「IT担当者がいない」「誰も問い合わせ対応をしたがらない」環境では、ChatGPTのようなAIチャットを“社内ヘルプデスク”として活用する動きが注目されています。
しかし、「とりあえず導入したが、使われていない」「逆に混乱した」という失敗例も少なくありません。この記事では、中小企業がChatGPTを社内ヘルプデスクとして導入する際に失敗しないためのポイントを、事例とともにわかりやすく解説します。
ChatGPTは社内ヘルプデスクの救世主か？
まず前提として、ChatGPTはあくまで「AIチャットボット」であり、万能ではありません。しかし、IT担当不在の中小企業にとって、以下のような課題に有効です。
- 社員からの「よくあるIT質問」への対応負荷を軽減したい
- 総務や経営者が毎回同じ質問に答える時間を削減したい
- マニュアルやFAQの活用率を高めたい
ポイントは、AIを「人の代わり」ではなく「人を補助する仕組み」として捉えることです。
失敗事例から学ぶ、よくある落とし穴
実際の中小企業であった失敗事例を紹介します。
事例1｜導入しただけで放置。誰も使わない
ある製造業では、ChatGPTを「問い合わせ窓口」として社内に導入。しかし、現場では「何が聞けるのか」「どう使えばいいのか」が共有されず、誰も使わないまま数ヶ月が経過してしまいました。
事例2｜間違った回答で混乱
別の会社では、ChatGPTに会社独自ルールを教えず、そのまま社内公開。社員が「経費精算ルール」を質問したところ、ChatGPTが一般的な回答をしてしまい、社内混乱が起きました。
これらの事例に共通するのは、「準備不足」と「社内の使い方教育不足」です。
中小企業がChatGPTを導入する際の成功ステップ
1. まず「できること」「できないこと」を明確に
ChatGPTは万能ではなく、誤回答もあります。社内には、「AIは正しいことしか言わない」と誤解する人も多いため、最初に「参考情報」として使う位置づけを明示しましょう。
2. 自社専用の「社内Q&A」を整備し、学習させる
ChatGPTには、社内ルール、マニュアル、FAQを読み込ませることで、独自の社内ヘルプデスクとして機能させることができます。逆に、これをしないと社外情報しか回答できず、トラブルの原因になります。
3. 「何が聞けるか」を明文化し、社内告知
例えば「社内PCトラブル」「経費申請方法」「会議室予約」など、ChatGPTに聞ける範囲を一覧で示し、掲示板やイントラで周知します。
4. AIにすべてを任せず、有人サポートとの併用
AIだけでは不安という社員もいるため、チャット対応に限界がある場合は、有人窓口（総務担当など）へのエスカレーションを明示しておくことで安心感を高められます。
5. 定期的な振り返りと改善
導入して終わりではなく、月1回は「社員が使いやすかったか」「誤回答はなかったか」を確認し、学習データを更新しましょう。特に社内ルール改定時は、必ずAIにも反映することが重要です。
社内定着のカギは「教育」と「空気づくり」
ChatGPTは「入れれば勝手に使われるもの」ではありません。中小企業では特に、以下のような社内の工夫が重要になります。
- 使い方動画やマニュアルを作成し、社員が「気軽に聞いていい」空気を作る
- 経営者自らが使って見せ、使用を促す
- 失敗事例もオープンにし、AIとの付き合い方を社内に浸透させる
また、IT推進係を設け、「ChatGPTの面白い使い方」を社内で共有する文化づくりも効果的です。
中小企業向けおすすめ活用シーン
中小企業でよくあるChatGPT活用例を紹介します。
- 社内システムの使い方Q&A
- 社内ルール確認（経費、休暇申請など）
- 新人教育（よくある質問対応）
- パスワード再設定など簡単なITトラブル対応
- 議事録作成のテンプレート案内
まとめ｜「AI×仕組み」で小さな会社も『IT活用力』を高めよう
ChatGPTは、使い方次第で中小企業の「なんでも聞ける社内窓口」に変身します。しかし、導入だけで終わらせず、「自社ルールをしっかり反映」「使える環境を整備」「社員教育」の3つを地道に実践することが、成功のカギです。
株式会社テクノリレーションズでは、ChatGPT導入支援から、社内Q&A整備、社員教育、定着サポートまで一気通貫でご支援可能です。「うちの会社でも使えるか不安」「どこから手を付ければいいかわからない」という経営者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。