「電子帳簿保存法って何？うちも対応しないとダメなの？」
こんな不安や疑問をお持ちの中小企業経営者の方は多いのではないでしょうか。実はこの法律、決して一部の大企業だけのものではなく、すべての企業が対象です。「よく分からないけど、とりあえず紙で保存しておけば大丈夫」という考え方は、これからの時代には通用しなくなっています。
この記事では、「ITが苦手」「専門用語はムリ」という方でも分かるよう、電子帳簿保存法のポイントと、今日からできるかんたんな対応策、よくある失敗例、そして弊社が提供できるサポート内容まで詳しくご案内します。
電子帳簿保存法とは？｜義務と背景がわかる
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を紙でなくデータで保存してもOKと認めるためのルールです。たとえば、経費の領収書や請求書、見積書、帳簿などを、紙ではなくパソコンやクラウドで保存したいとき、この法律に従うことで正式な証拠として認められるようになります。
近年はテレワークの普及やペーパーレス化の流れから、国税庁も電子保存を積極的に推奨しています。ただし、どんな保存方法でも良いわけではなく、法律に沿った保存ルールを守る必要があります。
- 帳簿や書類の「改ざん防止」のための措置
- 日付や取引先などで「すぐ検索できる」こと
- 税務署に「すぐ見せられる」こと（ディスプレイ表示やプリント対応）
これらが満たせていないと、後々トラブルになる場合も。たとえば、「領収書をクラウドに入れておいたけど、検索できなかった」「保存した日付が分からない」などの理由で、経費として認められないケースも増えています。
「電子保存しないとダメ？」｜義務化とリスクがわかる
結論から言うと、電子帳簿保存法への対応は、ほぼすべての法人・個人事業主に必要です。紙での保存もまだ認められていますが、2024年以降は電子取引データ（メールで届く請求書・ネット注文の領収書など）は電子で保存が義務となっています。
たとえば、Amazonや楽天で備品を購入した時、メールやWebから領収書データをダウンロードする場合、「紙に印刷して保存」ではなく、「データのまま、一定のルールで保存」することが法律上の義務です。もしルールに違反していると、税務調査で経費否認・追徴課税などのリスクもあります。
これからは「紙とデータの使い分け」ではなく、「データ中心」で管理する意識が必要です。
実際どうする？｜今すぐできる“かんたん電子保存”の始め方
「法律対応なんてムリ」「システムは高そう」…と感じる方もご安心ください。ポイントをおさえれば、専門知識ゼロ・低コストでも対応できます。
- 電子データを受け取ったら、すぐにクラウド（Googleドライブなど）にアップロード
- 保存したフォルダを「年度」「科目」ごとに分けて管理
- 検索機能で「日付」「取引先」などで簡単に探せるか確認
- 必要に応じてアクセス権を設定し、第三者の閲覧を制限
Googleドライブに保存されたPDFや画像ファイルの本文をGoogleのOCR機能である程度検索できますので、ファイル名に「日付・取引先・金額」は入れていません。
この方法であれば、普段のファイル管理とほとんど変わらず、特別なITスキルも不要です。
「やってはいけない」NG例｜よくある失敗とその対策
電帳法対応でよくあるミスを、実際のご相談事例をもとにまとめました。
- メール添付の領収書を、パソコンの「ダウンロード」フォルダに放置 → 検索・証跡が残らずNG
- クラウドに保存したが、保管先がバラバラで何が何だか分からない
- 保存先がUSBメモリや社長の個人PC → 故障・紛失リスク、改ざん防止ができない
- バックアップを取っていない → いざという時にデータが消失
こうした事例を防ぐには、社内での保存ルールを決め、社員全員に周知することが大切です。弊社では、お客様ごとに実際の業務に合ったルール作りもサポートしています。
コストを抑えて、安全・安心に運用するコツ｜実例つき
「費用をかけたくない」「IT担当がいない」といった企業様でも大丈夫。たとえば、弊社がご支援した会計事務所では、初期費用を抑えて、既存のGoogleアカウントを法人向けに切り替えただけで運用を始めています。
この場合でも、以下のコツを意識すれば、セキュリティとコスト両立が可能です。
- ファイル名・フォルダ名の統一（社内でルール化）
- 定期的なバックアップ（Googleドライブの自動同期や外部HDD）
- 定期的なアクセス権・保存内容の見直し
- 退職者・異動者のアカウント管理の徹底
- 税務調査や監査時の説明練習（誰でも簡単にデータを表示できる）
こうしたノウハウも、弊社のサポートでご案内しています。
まとめ｜電子帳簿保存法対応は「今すぐ」「かんたん」に
電子帳簿保存法は、決して「難しい」「大企業だけの話」ではありません。“今すぐできること”から始めてみることが大切です。
ポイントは、「保存ルールを決めて、みんなで守る」こと。最初は難しく感じても、少しずつ慣れれば業務効率も大きくアップします。実際、「クラウド保存＋ルール運用」を始めた企業様からは「紙管理の手間が減った」「税務調査でも安心できた」といった声も寄せられています。
株式会社テクノリレーションズでは、中小企業様のITに不慣れな方でも、最適なクラウド導入から保存ルール作成、社員教育、運用サポートまで一括対応が可能です。「うちは難しいかな…」と感じている経営者様も、ぜひ一度ご相談ください。
ITの専門用語や難しい設定は不要。御社に合った「かんたん・安全・安価」な電帳法対応を、やさしくご案内します。
