「人が辞めたあとのPC、どうしていますか？」
中小企業では、業務用PCの再利用は当たり前。しかし、退職者が使っていたPCを“初期化せず”に次の人に回すことで、大きなトラブルを招いてしまうケースが少なくありません。
この記事では、中小企業で実際に起きた3つのトラブル事例と、今すぐできる安全な引き継ぎ方法をご紹介します。IT担当がいない会社でも、今日からできる実践的な内容です。
見落とされがちな“退職PC”の危険
退職者のPCは「とりあえず保管」「そのまま次の人へ」となりがちですが、これは非常に危険です。以下のような理由で、情報漏えいやトラブルの原因になります。
- ローカルフォルダに顧客名簿や機密資料が残っている
- ブラウザにID・パスワードが保存されていて誰でもログインできる
- 個人アカウントと会社の業務が混在している（LINE、Googleなど）
特に、業務とプライベートの境界があいまいな環境では、データの所在が不明確になり、「何が残っているか分からないまま次の人が使ってしまう」事態になりかねません。
実際にあった！“データ残りっぱなし”で起きた3大トラブル
トラブル1：顧客情報が漏えいし、クレームに発展
ある建設会社では、退職した営業社員のPCを次の担当者がそのまま使用。ローカルに保存されていた「見積書一覧.xlsx」に前任者が作成した顧客リストが残っており、新担当者が誤って別の案件で共有してしまいました。「他社の金額が見えた」とクレームとなり、信頼失墜に。
トラブル2：クラウドに個人の写真や私用ファイルが大量に
デザイン事務所で使われていたPC。退職者がGoogleアカウントに私用のGoogleドライブを連携しており、業務中に使っていたため社内からアクセス可能な状態に。そのまま気づかず共有してしまい、プライベート写真が社内に流出するトラブルに。
トラブル3：前任者のログイン情報で不正アクセスと誤認される
税理士事務所でのケース。退職した職員のMicrosoftアカウントがPCにログイン状態で残っており、別の職員が使用を開始。セキュリティログに「他人が不正アクセスした可能性あり」と記録され、情報漏えい報告の義務が生じる寸前まで発展しました。
今すぐできる！“退職者PC”の安全な対応ステップ
では、退職者が出たときにPCをどう扱えば良いのでしょうか？以下のステップを実行すれば、専門知識がなくても安全に対応できます。
ステップ1：電源を入れる前に「退職者リスト」と照合
まずは、誰がどの端末を使っていたかの記録を社内で整理しておきましょう。「名前・配布日・用途」が一覧になっていれば、機器の把握がスムーズです。
ステップ2：重要データのバックアップと整理
退職者が作成した資料や引き継ぎ文書など、必要なものを共有フォルダや外部ストレージにバックアップ。それ以外のデータは原則削除を前提に整理します。残すデータと消すデータの線引きを明確にしましょう。
ステップ3：OS初期化（リカバリ）を行う
WindowsでもMacでも、PCは出荷時状態に戻す「初期化機能」があります。これにより、アプリや個人設定、保存データを一括で削除できます。
※Windows11では「設定 → システム → 回復」から「このPCをリセット」機能を利用。
ステップ4：再設定・再発行するアカウントとパスワード
共有アカウントやSaaS（クラウドサービス）のID・PWが退職者のメールにひも付いていないか確認。引き継ぎと同時に、アカウントの停止・再発行・変更を徹底しましょう。
パターン別チェックリスト：このPC、渡して大丈夫？
以下は、PCを別の社員に引き継ぐ際に確認すべきチェックリストです。
- Windows/Macは初期化済みか
- 業務に必要なファイルは別ストレージに移動したか
- メールアカウントのログイン情報が残っていないか
- SlackやLINEなどの業務チャット履歴が自動ログイン状態で残っていないか
- ブラウザに保存されたパスワードが消去されているか
1つでも抜けがあると、社内トラブルの火種になります。必ずチェックをルール化し、複数人で確認するのが理想です。
社内ルールにすべき“PC引き継ぎ”の3原則
- 「退職者のPCは必ず初期化」するルールを明文化
- 最低でも「2人でチェック」する二重確認体制を作る
- 引き継ぎ記録（日時・対応者）を残す
特に情報漏えい対策として、「やったつもり」を防ぐチェックシートの導入が有効です。
まとめ｜PCの中身は“見えないリスク”の温床
人の入れ替わりがあるたびに発生する「退職者PC」の問題。そのPC、まだ中身が残っていませんか？
「今まで大丈夫だったから…」という油断が、大きな情報漏えいや信頼失墜を招きます。
株式会社テクノリレーションズでは、PCの安全な引き継ぎ・初期化代行・データ整理から社内ルールづくりまでサポートしています。「今あるPCから何をどう消せばいいか分からない…」という方も、まずはお気軽にご相談ください。
