【2025年最新】NotebookLMで社内IT環境を整える｜中小企業・士業でも簡単に始められる業務効率化

「会社のIT環境を整えたいのですが、どこから手をつければよいのか分からないんです…」「従業員からの同じような質問に毎回答えるのが本当に負担で…」「限られた予算の中で、なんとか効率化を進めたいのですが…」

このような悩みを抱えていらっしゃる中小企業の経営者の方、IT担当者の方、そしてフリーランスで士業を営んでいる方は、きっと多いことでしょう。実は、これらの問題をまとめて解決できる、しかも無料で利用できるITツールがあるのです。

そのツールこそが、Googleが提供している「NotebookLM」なのです。難しい専門知識は一切必要ありません。2025年4月には日本語での音声機能にも対応したため、以前よりもずっと使いやすくなりました。今回は、IT投資を最小限に抑えながら、最大の効果を得る方法についてご紹介いたします。

NotebookLMとは何か？ITが苦手な方でも安心して使える理由

NotebookLMは、Googleが開発した無料のAIツールです。分かりやすく言うと、「あなたの会社専用の賢い秘書」を作ることができるサービスなのです。

これまでのITシステム導入とは大きく異なり、以下のような特徴があります。

まず、専門知識は一切不要で、Googleアカウントさえあればすぐに始めることができます。次に、高額な初期投資は全く必要なく、月額費用もかかりません。また、複雑な設定や面倒な保守作業も必要ありません。そして、現在お使いの資料（PDFファイルやWordファイル、Excelファイルなど）をそのまま活用することができるのです。

NotebookLMの仕組みは、あなたがご用意された会社の資料だけを読み込んで、その内容に基づいて質問にお答えするというものです。インターネット上にある不確実な情報に頼ることなく、ご自身の会社の正確な情報だけを使って回答いたしますので、安心して業務にご活用いただけます。

2025年の新機能について：音声で聞く業務情報

2025年4月から、NotebookLMの音声機能が日本語に対応いたしました。これにより、資料の内容を2人のAIが会話形式で分かりやすく説明してくれるようになったのです。

例えば、長い規程集や複雑なマニュアルであっても、まるでラジオを聞いているような感覚で内容を理解することができます。移動時間中や作業中でも情報をインプットできるため、お忙しい経営者の方や、お一人で多くの業務をこなしていらっしゃる士業の方にも最適です。

中小企業での実際の導入事例について：問い合わせ対応の効率化を実現

弊社のお客様環境にて、NotebookLMを社内の質問対応システムとして活用し、一定の効果を確認することができました。

導入した社内資料について

以下のような、一般的な会社にある資料をNotebookLMに読み込ませました。

1. 就業規則および労務管理規定
2. 情報セキュリティの基本ルール
3. テレワークや在宅勤務のガイドライン
4. 経費精算や出張申請の手順
5. 個人情報の取り扱いに関するルール
6. 各種システムの使い方マニュアル
7. 新入社員向けの研修資料

得られた効果について

導入前は、「有給休暇の取り方はどうすればよいですか？」「在宅勤務の申請はどのようにすればよいのでしょうか？」「経費の上限額はいくらですか？」といった質問が、総務部門や管理部門に寄せられていましたが、NotebookLMを導入した後の変化は、以下のような傾向が見られました。

• 定型的な問い合わせの件数が減少し、従業員の皆さんが自分で情報を調べる機会が増えました。
• 回答の一貫性が向上し、担当者による回答のばらつきが減少いたしました。
• 従業員の皆さんが自分で調べる習慣が身につき、自立性の向上が見られました。
• 新入社員が基本的な情報をより早く把握できるようになりました。

ITが苦手な方でもできる！NotebookLMの始め方について

「ITは苦手なのですが、本当に大丈夫でしょうか？」という方のために、分かりやすく手順をご説明いたします。

必要なものはたった3つだけです

1. インターネットに接続できるパソコン
2. Googleアカウント（Gmailのアドレス）
3. 会社の資料（PDFファイルやWordファイルなどの電子ファイル）

わずか5分でできる初期設定について

1. パソコンでnotebooklm.google.comにアクセスしてください。
2. Googleアカウントでログインし、「新しいノートブック」をクリックします。
3. ノートブックに分かりやすい名前（例：「社内規則集」）をつけてください。
4. 最後に、「ソースを追加」から会社の資料をアップロードします。

これだけで準備は完了です。特別なソフトウェアをインストールする必要はありませんし、設定も非常にシンプルです。

効果的な使い方のコツについて

NotebookLMを最大限活用するためのポイントをご紹介いたします。

まず、具体的な質問をすることで、より正確な回答を得ることができます。例えば、「有給について教えてください」ではなく、「有給休暇を取る際の申請手順を3ステップで教えてください」というように質問してみてください。

また、複数の資料を組み合わせることで、より包括的な回答が可能になります。例えば、就業規則と労務管理マニュアルとFAQ集を組み合わせるといった具合です。

さらに、音声機能を活用することで、移動時間中や作業中でも情報をインプットすることができます。

コストを抑えたIT活用術について：無駄な投資を避ける方法

従来のITシステム導入との比較について

一般的なITシステムの導入には、以下のようなコストがかかります。

初期費用として数十万円から数百万円、月額利用料として数万円から数十万円、保守やメンテナンス費用として年間数十万円、専門業者への依頼費用として数十万円というのが相場です。

一方、NotebookLMでしたら、以下のようになります。

初期費用は0円、月額利用料も0円、保守やメンテナンスはご自身で簡単に実施可能、専門業者への依頼も不要なのです。

段階的な導入でリスクを最小化する方法

いきなり全社に導入するのではなく、以下のような段階的なアプローチをお勧めいたします。

第1段階

総務部門や管理部門の資料から始めて、効果を確認してください。

第2段階

対象となる資料を徐々に拡大し、活用範囲を広げていきます。

第3段階

全社的な展開を行い、本格運用を開始します。

投資対効果の測定方法について

NotebookLM導入の効果は、以下のような指標で測定することをお勧めいたします。

まず、問い合わせ件数の変化を記録してください。次に、回答にかかる時間の変化を測定します。また、従業員の満足度や自立度の変化を評価してください。さらに、情報検索にかかる時間の短縮効果を確認します。

効果の現れ方は企業規模や業種によって異なりますので、導入前後の状況を記録し、ご自身の組織に適した指標で効果を測定することが重要です。

セキュリティが不安な方へ：安全に使うためのポイント

NotebookLMのセキュリティ機能について

「AIに会社の情報を渡して本当に大丈夫なのでしょうか？」という不安をお持ちの方も多いことでしょう。NotebookLMでは、以下のようなセキュリティ対策を講じています。

アップロードされた資料は、他のユーザーと共有されることはありません。データは、Googleの厳格なセキュリティ基準で保護されています。情報がAIの学習に使用されることもありません（企業アカウントの場合）。また、アクセス権限を細かく設定することができます。

安全な運用のためのルール作りについて

以下のような社内ルールを設けることで、より安全にご活用いただけます。

まず、アップロードする資料の種類を事前に決めておいてください（例：就業規則やマニュアル類は可、個人情報や財務情報は不可）。次に、利用者の皆さんには適切な研修を実施し、注意点をしっかりと周知してください。そして、定期的に利用状況を確認し、不適切な使用がないかチェックしてください。

小田原の医療ITサポート｜クリニック・薬局のガイドライン6.0・ISO27001対応

小田原の医療機関向けITサポート。クリニック・薬局のセキュリティ対策や監査対応を、ガイドライン6.0準拠・ISO27001取得の体制で支援します。

今後のIT環境整備への第一歩として

NotebookLMは、中小企業の皆様や士業の皆様にとって、コストをかけずにIT化の第一歩を踏み出すことができる理想的なツールです。

将来への投資価値について

NotebookLMで得られる効果は、単なる業務効率化にとどまりません。

従業員の皆さんのITリテラシーが向上することで、将来的なデジタル化への準備ができます。情報の一元管理により、組織全体の知識レベルが向上いたします。自動化の経験により、他の業務への応用も可能になります。

競合他社との差別化について

同業他社がまだ活用していない今だからこそ、先行者利益を得るチャンスがあります。お客様への迅速で正確な対応により、信頼度の向上につながります。効率化により生まれた時間を、より付加価値の高い業務に充てることができます。

まとめ

NotebookLMは、ITが苦手な中小企業の経営者の皆様、限られた予算で効率化を進めたいIT担当者の皆様、そしてお一人で多くの業務をこなしていらっしゃる士業の皆様にとって、検討価値のあるソリューションです。

高額なIT投資をすることなく、今すぐに業務効率化を始めることができるという点が魅力です。2025年4月の音声機能日本語対応により、さらに使いやすくなりました。

弊社の事例では、定型的な問い合わせの減少と回答品質の向上を確認することができました。効果の程度は組織によって異なりますが、情報管理の改善に一定の効果が期待できます。

まずは小さく始めて、効果を確認しながら段階的に拡大していくことが成功の秘訣です。ITに投資をお考えになる前に、まずは無料で使えるNotebookLMから始めてみてはいかがでしょうか。

あなたの会社の「デジタル化」は、NotebookLMから始まります。特別な知識は必要ありません。今日から、より効率的な業務環境を手に入れてください。