無料チャットツールの業務利用は危険？中小企業が知るべきリスクと対策

最も多く、かつ致命的なトラブルが「誤送信」です。

個人のスマートフォンの中には、家族、友人、趣味のサークル、そして会社の同僚や取引先がすべて混在しています。飲み会の写真を間違えて社内グループに送ってしまう程度なら笑い話で済むかもしれませんが、逆のケースは笑えません。

社員が個人のプライベートアカウントを業務に使っている場合、会社側はそのアカウント自体を管理することができません。

例えば、社員が退職した際、業務で使っていたグループラインから抜けてもらうのを忘れていたらどうなるでしょうか？

その元社員は、退職後も社内のやり取りをすべて閲覧できてしまいます。新商品の情報、人事の話、売上の数字などが筒抜けになってしまうのです。

さらに、在職中にやり取りした顧客情報や機密データを、個人の端末に残したまま持ち出されてしまうリスクもあります。このように、会社が把握・管理できないデバイスやサービスが業務に使われている状態を「シャドーIT」と呼び、多くの企業で深刻な問題となっています。

無料のチャットツールには、データの保存期間や容量に厳しい制限がある場合が多いです。

代表的なビジネスチャットツールである「Slack（スラック）」のフリープランでは、2022年9月の仕様変更により、過去90日分のメッセージしか表示されなくなりました。

このように、過去の経緯を確認したい時にログが消えていることは、業務効率を著しく低下させるだけでなく、トラブル対応の初動を遅らせる原因になります。

建設現場での施工管理に、職人さんたちと個人のLINEグループを使っていたA社。

ある日、現場監督が「進捗報告」として現場の写真をグループにアップしました。その写真の隅には、施主様の表札や、近隣住民の車のナンバーが鮮明に写り込んでいました。

グループに参加していた協力会社のアルバイトスタッフが、その写真を悪気なく自身のSNSに投稿。「〇〇様の現場なう。豪邸すぎる！」と書き込んだことで、施主様のプライバシーと住所が特定され、重大なクレームに発展しました。

店舗の予約管理や常連様への連絡を、店長の個人LINEで行っていたB店。

店長が独立のために退職することになった際、個人のLINEに入っている「お客様の連絡先」をそのまま新しい自分の店への営業活動に利用しました。

B店のオーナーは「お客様を盗まれた」と激怒しましたが、個人のスマホに入っているデータであり、業務利用の明確なルールも契約もなかったため、法的に止めることが難しく、泣き寝入りすることになりました。

無料のチャットツールでは、添付ファイルのウイルスチェック機能が不十分な場合があります。

取引先を装ったアカウントから送られてきたファイルを、社員が「注文書かな？」と思って開封。それがランサムウェア（身代金要求型ウイルス）でした。

個人のパソコンが感染しただけでなく、チャットツールを通じて社内の他のメンバーにもウイルス付のファイルを自動的に拡散してしまい、社内ネットワーク全体が麻痺する事態になりました。

ビジネス版の最大の特徴は、強力な「管理機能」です。

• アカウントの発行・停止権限：会社が社員にアカウントを付与します。退職時には会社側でアカウントを即座に停止できるため、情報の持ち出しや不正アクセスを物理的に防げます。
• ログの監査（モニタリング）：誰が、いつ、どんなメッセージやファイルを送信したか、管理者が履歴を確認・出力できます。「見られている」という意識が働くため、内部不正の抑止力になります。
• 端末制限（デバイス管理）：会社の許可したスマートフォンやパソコン以外からのアクセスをブロックできます。紛失時には遠隔でデータを消去することも可能です。

有料版は、通信の暗号化レベルが高かったり、アップロードされたファイルのウイルスチェック機能が強化されていたりと、セキュリティ対策が強固です。

また、「SLA（Service Level Agreement：サービス品質保証制度）」が適用される場合が多く、サーバーダウンなどのトラブルが起きた際の復旧対応や補償が手厚くなっています。ビジネスを止めないための保証がある点が、無料版との大きな違いです。

多くのビジネス版ツールでは、メッセージやファイルの保存期間が無制限、または長期間（10年など）設定されています。

数年前のやり取りもキーワード検索ですぐに見つけ出せるため、チャットツールが単なる連絡手段ではなく、「社内のナレッジ（知識・経験・ノウハウ）」を蓄積するデータベースとしての役割も果たすようになります。

「使い慣れたLINEと同じ操作感」が最大のメリットです。

ITに苦手意識がある社員や、高齢のスタッフでも、教育なしで翌日から使いこなせます。個人のLINEとはアプリが分かれているため、公私混同を確実に防げます。

• 特徴：既読機能、スタンプ、掲示板、カレンダー機能などが統合されています。
• 価格：無料プランあり（機能制限あり）。スタンダードプランは月額450円（税抜）〜。
• こんな企業におすすめ：パート・アルバイトが多い職場、PCよりもスマホでの連絡がメインの現場（飲食、介護、建設、運送など）。

「タスク管理」に強い、日本発のビジネスチャットです。

「誰が、いつまでに、何をするか」というタスク（やるべきこと）をチャット内で簡単に作成・管理できるため、「言った言わない」や「やり忘れ」の漏れが防げます。

• 特徴：シンプルな画で社外のユーザーともつながりやすく、メール代わりの連絡手段として優秀です。
• 価格：無料プランあり。ビジネスプランは月額700円（税抜）〜。
• こんな企業におすすめ：士業、コンサルタント、事務職メインの企業。社外とのやり取りが多い場合。

「外部連携」に優れた、エンジニアやIT企業御用達のツールです。

少し操作に慣れが必要ですが、GoogleカレンダーやZoom、タスク管理ツールなど、様々な外部アプリと連携させて業務を自動化できます。

• 特徴：「チャンネル」という部屋ごとの話題整理が得意。過去のログ検索機能が非常に強力です。
• 価格：フリープランあり（90日制限）。プロプランは月額1,050円（税込）〜。
• こんな企業におすすめ：今後IT化を進めていきたい企業、システム開発会社、デザイン制作会社、スタートアップ企業など。

チャットはメールよりも気軽に送れる分、送信前の確認がおろそかになりがちです。

「重要なファイルは、セキュリティのかかったクラウドストレージ（DropboxやGoogleドライブなど）に保存し、その『共有リンク』だけを送る」といったルールを徹底しましょう。これなら、万が一誤送信しても、リンクのアクセス権限を削除すれば情報漏洩を防げます。

誰でも勝手にメンバーを招待できる設定にはしないことが重要です。

• 新しいメンバーを招待できるのは「管理者（社長や担当者）」のみにする。
• 退職が決まったら、最終出社日の退勤時までに必ずアカウントを「停止」または「削除」する手順書を作る。

この「入口（招待）」と「出口（削除）」を管理するだけで、セキュリティレベルは格段に上がります。

いつでもどこでも連絡が取れることは便利ですが、社員にとっては「24時間仕事に縛られる」ストレスにもなります。

「緊急時以外、20時以降の連絡は控える」「休日の連絡には返信しなくて良い（既読スルーOK）」といった、働く環境に配慮したルールも併せて作りましょう。

これが結果として、従業員満足度の向上や離職防止、ひいては企業の健全な成長につながります。