アカウント管理とは？中小企業向けの方法・台帳・入退社対応

アカウント管理をしないと何が起きるのか

管理が曖昧なままサービスを増やすと、次のような実務上の問題が起きます。

特に注意したいのは、入社・異動・退職のときです。担当者の記憶だけで処理せず、確認項目と完了記録を残す必要があります。退職時の具体的な確認手順は、退職者のPC・アカウントで確認することでも解説しています。

最初につくるアカウント管理台帳

高価な管理システムから始める必要はありません。まずはスプレッドシートなどで、会社が利用中のサービスと管理状況を一覧にします。

中小企業のアカウント管理を5段階で整える

入社・異動・退職で確認すること

社内だけで続けにくい場合の判断基準

次の状態が続く場合は、一度きりの棚卸しよりも、日常のIT運用として担当と手順を決める方が現実的です。

• 利用サービスが増え、管理者が分散している
• 入退社のたびに総務や現場が対応方法を調べている
• アカウントとPCの台帳が別々で、情報が一致しない
• 設定変更や障害時に、ベンダーへ連絡する人が決まっていない

テクノリレーションズの外部情シス・社内IT運用支援では、PC、アカウント、クラウド、セキュリティ、ベンダー連絡を継続して支援します。特定の製品を販売することが前提ではなく、現在の利用環境と課題を確認したうえで対応範囲を整理します。

アカウント以外も含めて管理状況を確認する場合は、社内ITセルフ診断の12項目で、PC・ネットワーク・セキュリティ・ベンダー調整までまとめて確認できます。

まとめ

アカウント管理は、IDを作成する作業だけではありません。利用者、サービス、権限、管理者、状態を把握し、人の入れ替わりに合わせて更新する業務です。

まずは利用中のサービスを10件書き出し、利用者と管理者が分かるか確認してください。分からない項目が、そのまま最初に整理すべき課題になります。