法人パソコン処分の費用とデータ消去証明書｜HDD物理破壊を依頼する前に

法人パソコンの処分では、回収費用だけでなく「保存したデータをどう扱うか」「社内でどのような証跡を残すか」を先に決める必要があります。無料回収、初期化、データ消去、HDD物理破壊は、対象や目的が同じとは限りません。

再利用と廃棄で方法を分ける

再利用するPCは、必要なデータの引き継ぎやアカウント処理を確認してから初期化・設定します。廃棄する媒体は、社内規程や保存情報に応じて消去・破壊方法を選びます。物理破壊したHDDは再利用できません。

「初期化済み」と「会社が求める方法で消去し、証明書を発行した」は別です。証明書が必要な場合は、作業方法と記載事項も依頼前に確認してください。

データ消去証明書で確認したいこと

• 対象の機器・媒体を識別できる情報があるか
• 実施日と作業方法が確認できるか
• 必要な写真や作業記録を含むか
• 社内規程や取引先が求める記載内容を満たすか
• 証明書は媒体ごとか、案件単位か

証明書の名称だけで、どの要件にも適合すると判断しないでください。必要な様式がある場合は先に依頼先へ確認します。問い合わせ時に媒体内のデータを送る必要はありません。

法人PC処分の総額はどう決まるか

物理破壊の作業費に加え、PCからHDDを取り出す作業、引き取り、証明書発行などで総額が変わります。媒体が取り出し済みか、SSDなどHDD以外か、場所・数量・機器の状態も確認事項です。

無料回収を比較する場合も、証明書、取り出し、訪問、対象外機器の扱いを確認しましょう。無料であることと、必要な証跡まで含まれることは同じではありません。

当社のHDD物理破壊の料金例

当社の物理破壊は10台から受け付けています。以下はHDD10台を小田原市内で引き取る場合の税別料金例で、対象・引き取り先などを確認した最終見積もりではありません。

後者はPC1台につきHDD1台、計10台を想定しています。小田原市外の引き取りは上記に5,000円を加算し、破壊済みメディアの返却・お届けは別料金です。PC本体の処分範囲は見積もり時に確認します。SSD等にこの料金をそのまま適用するものではありません。PC1台の設定・IT相談は受け付けていますが、物理破壊の最低受付数とは条件が異なります。

初期化・データ消去・物理破壊の違いを確認する

初期化はPCを使い直すための操作として案内されることがありますが、その名称だけでは、どの範囲がどの方法で処理されたかを判断できません。データ消去を依頼する場合は、対象媒体に合った方法、作業結果の確認、証跡の扱いを合わせて確認します。物理破壊は媒体を使えなくするため、再利用したい機器との区別が必要です。

重要なのは、安い方法か強そうな名前の方法かではなく、会社が残す必要のある情報、処分する媒体、求める記録に合うことです。IPAの情報セキュリティ対策資料でも、重要情報が入ったPCや記憶媒体は、消去ソフトや業者への依頼などで電子データを読めなくする処分を案内しています。

HDDとSSDを、同じ条件で依頼しない

PCの見た目が似ていても、内部の媒体がHDDかSSDか、複数の媒体があるかで対象が変わります。媒体の種類が分からない場合は、分かる機種や数量から相談してください。当社のHDD10台の料金例を、SSDや他の媒体へそのまま当てはめることはできません。

回収から証明書まで、どこで何を確認するか

依頼前：対象と、残すデータを確認する

処分する機器、会社が所有する機器かどうか、保存義務や業務上必要なデータ、再利用する機器を整理します。リース・レンタル機器は、返却条件や所有者の指示を確認する必要があります。会社で処分を承認できる担当者を決め、誤って別の機器を渡さないよう対象を識別します。

受け渡し：媒体と台数を照合する

PC本体の台数と、内部のHDD・SSDの台数が一致するとは限りません。見積もりの対象と受け渡す機器・媒体を照合し、追加や変更がある場合は費用・方法を確認します。受領記録、保管中の扱い、実際の作業場所や再委託の有無など、社内で確認が必要な事項も依頼先へ聞いておきます。

作業後：依頼内容と証跡を照合する

証明書を受け取ったら、依頼した媒体の識別情報、数量、作業方法、実施日、必要な写真が対応しているかを確認します。証明書を受け取ることだけで終わらせず、端末台帳や処分の承認記録と合わせて社内へ保管します。写真の有無や記録単位は、依頼時に合意してください。

見積もりが安く見えても、確認したい追加項目

媒体1台あたりの破壊費だけを比べると、総額の違いを見落としやすくなります。たとえば、取り出し済みHDDの受け入れと、PCからの取り出し・引き取りを含む依頼では作業が違います。証明書が標準か有料か、写真付きの記録が必要かでも条件が変わります。

• PCから媒体を取り出す費用
• 引き取り・配送・地域加算の費用
• 証明書・写真付き記録の費用と単位
• 媒体の種類や状態による追加確認
• 破壊後の媒体の返却・お届けの費用
• PC本体や付属品の処分が含まれるか

PC本体を引き渡すから、本体や周辺機器のすべてが処分対象になるとは限りません。媒体の処理と、本体・付属品の処分は分けて確認します。社内で必要な証跡まで含めた総額で比較してください。

想定例：処分するPC10台を、取り出し済みHDDと比べる

PC10台をそのまま引き渡す場合は、PCから媒体を取り出す工程を含むか確認します。会社側でHDDを取り出して渡す場合は、その工程を依頼先へ任せる必要がなくなる一方、対象の識別や安全な保管を会社側で行う必要があります。どちらがよいかは、作業できる担当者と社内の管理条件で判断します。

当社の小田原市内の料金例では、取り出し済みHDD10台は23,000円、PC10台から取り出す場合は41,000円（いずれも税別）です。差額18,000円は取り出し作業の想定分です。費用だけでなく、社内の作業負担と、どの対象を渡したか記録できるかも合わせて比べてください。

この比較は、PC1台にHDD1台という前提です。実際に複数媒体が入っている、SSDが混ざっている、取り出せない状態がある場合は、この前提とは異なるため、作業前に確認します。

法人PC処分・データ消去証明書のよくある質問

電源が入らないPCでも相談できますか？

相談時に、起動できない状態と媒体の種類・数量をお知らせください。電源が入らないことだけで、内部のデータが読めない状態になっているとは判断できません。物理破壊の対象や取り出し作業が可能か、機器の状態に応じて確認します。

1台だけ物理破壊を依頼できますか？

当社の物理破壊は10台から受け付けています。PC1台の初期設定・不具合相談・退職者PCの初期化は別のサービスで、受付条件が異なります。再利用したいPCの場合は、入退社・PC設定の支援をご確認ください。

証明書があれば、会社の監査にも必ず使えますか？

監査や取引先が求める記載事項、会社の社内規程によります。当社の証明書だけで、あらゆる要件への適合を保証するものではありません。指定様式、必要な識別情報、写真、記録単位などを、依頼前に確認してください。

退職者のメールやクラウドも、PCを処分すれば消えますか？

PC内の媒体処理と、クラウド上の情報・アカウント処理は別です。メールやファイルの引き継ぎ、アカウント停止、共有権限の見直しなどが必要な場合は、処分作業と分けて整理します。廃棄前に必要な情報を残したか確認してください。

依頼前に用意する情報

• PC・HDD・SSDなど媒体の種類と数量
• HDDが取り出し済みか、PC内にあるか
• 引き取り先と希望時期
• 写真付き証明書の要否、必要な記載事項
• データの引き継ぎ・保管が終わっているか

台数や種類が分からない場合は、分かる範囲からご相談ください。破壊は取り消せないため、残すデータと対象媒体を社内で確認し、範囲・費用への合意後に進めます。

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